| | Inkasso

Tre grunner til at du bør forbedre purreprosessen.

Purreprosessen spiller en viktig rolle i oppgjør av utestående fordringer – spesielt når man ønsker å ivareta skyldner på en god måte, og samtidig unngå at fordringen går til inkasso.

Det er fremdeles mange selskaper som ikke fokuserer nok på å forbedre sine interne purreprosesser, til tross for at dette kan styrke kundeforholdet samt øke antallet betalte fakturaer. Samtidig er det flere selskaper som velger å benytte seg av eksterne ressurser for å håndtere prosessen. Ved å bruke en ekstern leverandør kan man spare seg for investeringer i interne prosesser, og heller konsentrere seg om selskapets kjernevirksomhet. I dette innlegget ser vi nærmere på tre gode grunner til at du bør forbedre purreprosessen:

1. Du ivaretar dine gode kunderelasjoner

En uteblitt betaling behøver ikke nødvendigvis å påvirke kundeforholdet negativt, men for mange selskaper er ikke dette alltid enkelt, da upålitelige betalere medfører både ekstra driftskostnader og utestående inntekter. Nøkkelen til suksess er god dialog og en løsningsorientert tilnærming når man kommuniserer med kunden. Jeg ser jevnlig at kundene våre øker sine inntekter og forbedrer og styrker forholdet til sluttkunden. For å oppnå dette er det viktig å fokusere på sluttkundens behov og gi dem midler for raskt og enkelt å gjøre opp sine fakturaer. Måten man kommuniserer på er også avgjørende. Det bør alltid være gjennom en kanal som sluttkunden foretrekker.

2. Du kan øke inntektene dine

Dette punktet bør være viktig for deg: smart purring gir høyere inntjening. Det er tre avgjørende faktorer som må vurderes: kommunikasjonskanaler, tidspunkt og budskap. Bruk av forskjellige kommunikasjonskanaler handler primært om å nå ut til vedkommende som har misligholdt betalingen, og få ham eller henne til å handle. Alle tilgjengelige kommunikasjonskanaler må vurderes nøye. Selv om saken potensielt kan presenteres i form av et standard brev eller en e-post, er det etter min erfaring en større sjanse for å få løst situasjonen raskt og tilfredsstillende dersom man er mer personlig.

Å treffe på riktig tidspunkt er også viktig: Purrefrekvensen og intensiteten vil avgjøre om prosessen er vellykket. Her er det også viktig å evaluere alle mulige tiltak nøye. Jo nærmere et tiltak er å oppfylle forbrukerens behov, desto færre påfølgende tiltak er nødvendige, og kostnadene holdes nede. Det er også viktig å velge riktig form og tone  på budskapet, og å formulere det så forståelig som mulig. Når du formulerer budskapet må du endre perspektiv og sette følgende spørsmål i fokus:  Kommer kunden til å forstå meningen med meldingen? Flere studier viser at forbrukerne bruker to sekunder på å bestemme seg for om de vil lese et brev mer omhyggelig eller kaste det. Når det gjelder e-post vil bare et blikk på tittelfeltet avgjøre om den blir åpnet.

Disse elementene vil være avgjørende for om en faktura vil bli betalt eller ikke. Jo tydeligere meldingen er, jo mer sannsynlig er det at den vil bli lest, noe som igjen åpner døren for å komme frem til en felles løsning med forbrukeren.

3.Du sparer tid og ressurser

Purreprosesser kan lett tappe ressurser. Ubetalte eller forsinkede fakturabetalinger utgjør en enorm kostnad, i form av arbeidskraft, tid og/eller konsentrasjon – på bekostning av kjernevirksomheten. Moderne purreprosesser krever også store investeringer innen IT, innovasjoner og grunnleggende systemadministrasjon. Med målrettet optimering eller ekstern støtte kan du frigjøre tid og ressurser til å fokusere på det som du kan best.

Nyutviklinger, som for eksempel robotprosessautomatisering (RPA), kan i stor grad avlaste ansatte og akselerere purreprosesser. Derfor benytter vi hos Arvato Financial Solutions oss blant annet av roboter i purreprosessen. For forbrukere betyr dette at de kan få rask og enkel tilbakemelding angående mottatt betaling og om neste trinn. Og til eksempel kan abonnementer på digitale plattformer eller andre tjenester aktiveres umiddelbart. For kundene våre betyr dette også at viktige ressurser blir bevart gjennom automatiserte prosesser.

Du kan lære mer om optimalisering av purreprosesser i vår Business Insight Report.

Andre relevante innlegg