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Keine Kopfschmerzen mehr bei komplexen Rechnungsabgrenzungen

Buchhaltung und Mahnwesen in Abo-Modellen – mit der richtigen Lösung kein Problem

Meine Ausbildung zum Finanzwirt liegt zwar schon etwas zurück, als ich letztens in der Bahn ein Gespräch zwischen zwei Studenten mitbekommen habe, wurde ich aber wieder an ein Thema erinnert, das mir vor ein paar Jahren noch die Schweißperlen auf die Stirn getrieben hat: Die Rechnungsabgrenzung. Wie damals mir an der Landesfinanzschule, ergeht es offenbar auch heute noch einigen BWL-Studenten, die sich mit dem zugegebenermaßen doch sehr trockenen Thema herumschlagen müssen. Aktive und passive Rechnungsabgrenzung, IST- und SOLL-Versteuerung – das sind genau die Schlagworte, die kaum jemand mag, weder Auszubildende und Studenten noch Händler.

Mittlerweile arbeite ich schon lange genug im Accounting-Bereich, um die ganzen Zusammenhänge besser zu verstehen – die Praxis ist eben doch anschaulicher als ein Buch, in das ich damals die Nase hereingesteckt habe. Die meisten Berührungspunkte mit der Rechnungsabgrenzung haben Unternehmen, die ihr Produkt oder ihre Dienstleistung im Abonnement vertreiben. Sie stehen vor der Herausforderung, die Abweichungen zwischen Zahlungen und tatsächlichen Aufwänden oder Erträgen in der Bilanz zu berücksichtigen.

Nehmen wir einmal ein Beispiel, das wahrscheinlich fast jeder kennt: Kabel- und auch Stromanbieter locken heutzutage mit einer Prämie, die Kunden bei Abschluss eines Vertrages erhalten. Die Kunden haben allerdings erst etwas davon, wenn sie die Leistung eine gewisse Zeit in Anspruch genommen und regelmäßig ihren monatlichen Beitrag bezahlt haben. Der Anbieter hat auf der einen Seite zwar die Gewissheit, dass er den Kunden an sich gebunden hat, auf der anderen Seite muss er aber auch sicherstellen, dass die Prämie ausgezahlt oder – wie in vielen Fällen – ab einem gewissen Monat mit dem Beitrag verrechnet wird.

Noch komplizierter wird es bei den flexiblen Abo-Modellen, die sich in den vergangenen Jahren immer größerer Beliebtheit erfreuen. Musik- und Video-Streaming-Dienste wie Spotify oder Netflix sind mittlerweile jederzeit kündbar. Erst haben Kunden acht Wochen Zeit, das Produkt zu testen, dann fragen sie es vielleicht für ein paar Monate nach, schließlich setzen sie die Mitgliedschaft irgendwann aus, bis sie sich dann doch wieder anmelden. Sie merken, bei der Buchhaltung und der Rechnungsstellung kann es bei einer großen Anzahl an Abo-Kunden ganz schnell unübersichtlich werden.

Es geht allerdings noch kniffliger – und zwar wenn Unternehmen auf ihr Geld warten müssen. Was passiert, wenn ein Kunde das Abonnement weiter nachfragt, er – aus finanziellen oder technischen Gründen – aber nicht mehr zahlen kann? An wen sollten Sie eine freundliche Zahlungserinnerung schicken? Bei wem reicht der Hinweis, dass die Kartendaten aktualisiert werden sollten? Welchen Kunden müssen Sie anmahnen? Und welchen im schlimmsten Fall komplett sperren?

Die Antworten auf all diese Fragen erfordern ein feines Fingerspitzengefühl, schließlich wollen Händler und Hersteller die oftmals mühsam aufgebaute Beziehung zu ihren Kunden nicht einfach aufs Spiel setzen. Es ist ungemein wichtig, auf den verschiedenen Kanälen eine kundenindividuelle Ansprache zu gewährleisten – andernfalls sehen sich die Verbraucher schnell nach Alternativen um, die es in fast jedem Bereich mittlerweile zur Genüge gibt.

Verstehen Sie mich nicht falsch, ich halte flexible Abonnements für genau das richtige Modell, um auf das sich stetig wandelnde Verbraucherverhalten reagieren zu können. Egal ob bei Streaming-Diensten, Carsharing oder auch bei Software-Lösungen – Kunden wollen ihr Abo schnell und spontan verwalten, erweitern oder bei Bedarf aussetzen. Dieser Dynamik gerecht zu werden und die internen Prozesse entsprechend anzupassen, ist allerdings die größte Herausforderung, mit der Abo-Unternehmen konfrontiert werden.

Wir von Arvato Financial Solutions können Händlern und Herstellern helfen, neue Geschäftsmodelle wie flexible Abonnements abzuwickeln, indem wir die nötigen Prozesse dahinter übernehmen. Mit unserer Lösung Aqount lassen sich sowohl die Rechnungsstellung als auch die Buchhaltung in Echtzeit integrieren. Damit sind Unternehmen immer nah am Kunden, verbessern das Churn Management durch kundenindividuelle Ansprache und können so langfristig ihren Umsatz steigern.

Ich hätte auch gerne den beiden Studenten in der Bahn gesagt, dass es im Berufsalltag mittlerweile gute und verlässliche Dienstleister gibt, die sich um die Rechnungsabgrenzung kümmern. Den Kommentar habe ich mir allerdings verkniffen – in der Klausur würde das den beiden nämlich leider nicht weiterhelfen.

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