| | Debt Collection Services

Veel koks bederven de brij! Geldt dit ook voor internationale incasso?

Het lijkt erop dat men het er wereldwijd over eens is dat de inmenging van meerdere mensen of partijen vaak tot een minder goed resultaat leidt. Het gezegde 'veel koks bederven de brij' bestaat in ieder geval in veel landen - er zijn varianten met soep of pap, afhankelijk van de lokale culinaire gewoontes. Uiteraard vragen wij ons als internationaal georiënteerde organisatie af of dit ook geldt voor de afhandeling van internationaal uitstaande vorderingen. Is het verstandig om daar meerdere partijen bij te betrekken? Persoonlijk zou ik zeggen 'ja en nee', afhankelijk van of het gaat om een klantspecifieke en lokale benadering of om procesoptimalisering en transparantie.

Lokale wet- en regelgeving kan uitdagend zijn, neem bijvoorbeeld de verschillen tussen Nederland, België en Frankrijk.

Het is nu eenmaal een feit dat ieder land zijn eigen regelgeving kent. Dit geldt ook nog steeds voor de landen binnen de Europese Unie. Er kunnen grote verschillen zijn tussen landen, zelfs waar men deels dezelfde taal spreekt, zoals in Nederland en België. Dit zorgt voor extra uitdagingen bij internationale incasso. Hieronder volgen een paar voorbeelden van verschillen in regelgeving en hoe die het debiteurenbeheer beïnvloeden:

  • In Nederland kunnen, binnen een streng gereguleerd kader, incassokosten in rekening worden gebracht.
  • In België kunnen aanmaningskosten en een forfaitaire schadevergoeding in rekening worden gebracht, mits die redelijk, gegrond en contractueel in de algemene voorwaarden zijn vastgelegd.
  • In Frankrijk mogen geen incassokosten in rekening worden gebracht.

Er zijn oneindig veel van dit soort speciale regels en wetten in deze en andere landen binnen en buiten Europa. Uiteindelijk gaat het om de details. Dan lijkt het logisch om één ‘kok’ (incassobureau) per land in te zetten, die de lokale situatie en lokale ‘smaak’ kent, bijvoorbeeld wat is de beste manier om met debiteuren in contact te komen?

Procesoptimalisatie of lokale expertise?

Op basis van mijn jarenlange ervaring met internationale incasso ben ik een groot voorstander van het inzetten van lokale expertise. Tegelijkertijd ben ik echter ook een groot voorstander van transparantie en procesoptimalisering. Deze laatste twee aspecten worden helaas vaak vergeten als bedrijven hun dienstverlening uitbreiden naar het buitenland en gaan samenwerken met lokale financiële dienstverleners of incassobureaus voor het afhandelen van uitstaande vorderingen. Het probleem bij deze aanpak komt meestal naar voren tijdens het implementeren of verbeteren van processen. Neem de volgende twee voorbeelden:

  • Verschillende dienstverleners gebruiken verschillende data formats en interfaces om bestanden uit te wisselen. Deze zijn niet altijd even veilig, snel of eenvoudig in gebruik. In de praktijk betekent dit extra werk voor de IT-afdeling: voorbereiden, controleren en het verder ontwikkelen van de data uitwisseling.
  • Als er meerdere incassopartners zijn, bestaat er vaak een verschil tussen de vorm en de inhoud van de rapportages, afhankelijk van welke systemen er zijn gebruikt, hoe deze zijn ingericht en hoeveel effort en creativiteit er in de analyses en rapportages zijn gestopt. Dat maakt het lastig voor centrale afdelingen om de prestaties van individuele landen te beoordelen, met elkaar te vergelijken en mogelijke verbeterpunten te achterhalen.

Ondanks een goed resultaat van een bepaald incassobureau kan het op deze manier moeilijk zijn om een algeheel goed resultaat te behalen.

Het perfecte proces of de perfecte partner?

Om de tekortkomingen van de lokale aanpak van internationale incasso te voorkomen, kunnen bedrijven de vereiste processen nauwkeurig uitwerken en vastleggen en afzonderlijke dienstverleners vragen deze procedures te volgen. Bedrijven lopen echter het risico dat lokale interpretaties en implementaties verschillen. Ze moeten dan extra moeite doen om de processen en resultaten van deze lokale partners te evalueren in plaats van dat ze zich op hun eigen bedrijfsactiviteiten kunnen richten.

Een alternatief voor het definiëren en controleren van eigen processen is om een centrale partner voor internationale incasso in te schakelen. Het is daarbij belangrijk om van tevoren te bedenken wat de bijdrage van deze partner precies moet zijn. Naast aanwezigheid in de landen en kennis van de desbetreffende cultuur zou dat bijvoorbeeld kunnen bestaan uit gestandaardiseerde en geautomatiseerde processen voor het overdragen van databestanden, consistente rapportages en bewaking en verbetering van belangrijke SLA afspraken, zoals responstijd en klanttevredenheid. Tot slot is het belangrijk dat er één centraal contactpersoon is voor alle zaken die met de samenwerking te maken hebben.

Om dus terug te komen op de oorspronkelijke vraag en mijn antwoord ‘ja en nee’: NEE, meerdere koks of lokale incasso-deskundigen hoeven de brij niet per se te bederven. Ze zijn zelfs essentieel voor het correct omgaan met de lokale wet- en regelgeving, cultuur en marktsituaties. En JA, vanuit een centraal perspectief kan het gebruik van uitsluitend lokale samenwerkingen leiden tot veel extra werk en een onvolledig beeld. In dat geval ontbreekt er een Maître de Cuisine – een centrale autoriteit en coördinator die ervoor zorgt dat de incassoprocessen zo goed mogelijk worden uitgevoerd. Dit zou bijvoorbeeld een internationale financiële dienstverlener kunnen zijn die alle processen efficiënt beheert via een innovatief platform.

Wilt u meer weten over hoe u uw internationale incassoprocessen kunt optimaliseren? Neem dan gerust contact met ons op via: expert-team@arvato.com of +31 (0) 85 047 19 61.

 

Gerelateerde berichten