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Virtuelles Onboarding-Programm wird mit dem E-Learning Award 2021 ausgezeichnet

Seit Mitte des Jahres 2020 hat sich die Arbeitswelt aufgrund der aktuellen COVID-19 Pandemie größtenteils in den digitalen Raum verlagert - so auch bei Arvato Financial Solutions. Für neu dazugekommene Mitarbeitende ergeben sich dadurch neuartige Herausforderungen hinsichtlich ihres Einstiegs. Um ihnen ihre Einfindung und Integration bei Arvato Financial Solutions zu erleichtern, wurde innerhalb kürzester Zeit ein speziell auf die aktuelle Situation angepasstes Onboarding-Programm entwickelt. Das internationale Projekt findet dabei in einem ausschließlich digitalen Rahmen statt. Was dieses Programm charakterisiert und wieso es mit dem E-Learning Award 2021 ausgezeichnet wurde, erklärt die Projektmanagerin Melis Devletli im Interview.

Hi Melis! Schön, dass Du da bist. Könntest Du Dich für unsere Leser*innen einmal kurz vorstellen?

Melis: Aber klar! Ich bin Melis Devletli und arbeite als Junior HR Consultant im Bereich der Personalentwicklung. Ich bin seit April 2020 bei Arvato Financial Solutions. Aufgrund der Pandemie bin ich selbst im Home-Office gestartet und weiß daher sehr gut, mit welchen Herausforderungen ein solcher Arbeitsbeginn verbunden sein kann.

Was steckt hinter dem Onboarding-Programm?

Melis: Das Onboarding Programm läuft unter dem Titel „BOARDING – International AFS Welcome Event“. Es zielt darauf ab, Mitarbeitende, die vor allem crossfunktional arbeiten bei Arvato Financial Solutions mittels digitaler Formate zu integrieren. Das Format folgt einem Blended-Learning Ansatz.  Jedes einzelne der 5 Module ist mit einem Video des jeweiligen Geschäftsbereichs gefüllt und wird zusätzlich durch eine Live Question & Answer Session bereichert. So lernen die Teilnehmenden nicht nur unser Unternehmen kennen, sondern erhalten auch die Möglichkeit, ihre Fragen live an unser Top Management zu stellen. Das ist auch eine der Besonderheiten unseres BOARDING Programms. Neben den Get2Know-Runden gibt die Geschäftsführung ihnen hilfreiche Karrieretipps und ermöglicht einen intensiven Einblick in die jeweiligen Geschäftsbereiche.

Darüber hinaus soll das Programm den neuen Mitarbeitenden dazu verhelfen ein internationales Netzwerk aufzubauen. In interaktiven Breakout Sessions bekommen Teilnehmende die Gelegenheit andere kennenzulernen und sich gegenseitig auszutauschen. Durch den regelmäßigen Austausch fällt es ihnen leichter, ein Gruppengefühl im virtuellen Format zu entwickeln.

Was war der entscheidende Impuls für dieses Projekt?

Melis: Die Pandemie Situation hat uns vor besondere Herausforderungen gestellt, wodurch wir die Präsenzveranstaltungen im vergangenen Jahr einstellen mussten. Das war unsere Chance, in ein digitales Format überzugehen. Das Thema Onboarding ist sehr essenziell, besonders für neue Talente, die wir bei Arvato Financial Solutions dazugewinnen. Wir möchten sie selbstverständlich auch virtuell willkommen heißen und begrüßen. Durch die spontane Bereitschaft und hohe Unterstützung unserer Geschäftsführung konnten wir uns schnell an die gegebene Situation anpassen und die Idee umsetzen.

Habt Ihr schon Feedback von Mitarbeitenden erhalten, die dieses Programm in Anspruch nehmen konnten? Wie haben sie es empfunden?

Melis: Wir erhalten in allen Runden kontinuierliches Feedback. Im Anschluss an das fünfte Modul führen wir auch eine offizielle Feedback-Runde durch. Dazu versuchen wir die Runde möglichst interaktiv zu gestalten. Hierbei gewinnen wir nicht nur gutes Feedback, sondern erhalten auch Verbesserungsvorschläge an das Format.

Das Feedback ist grundsätzlich sehr positiv. Übergreifend kann man zusammenfassen, dass das Programm aufgrund des gebotenen Überblicks der Organisation als entscheidenden Mehrwert empfunden wird. Ich persönlich glaube, dass die Teilnehmenden über die virtuelle Integration sehr glücklich sind. Auch die damit verbundene Möglichkeit ein internationales Netzwerk aufzubauen kommt super bei den Teilnehmenden an.

Ist das Programm schon fertig abgeschlossen oder stets im Wandel?

Melis: Wir arbeiten stets daran, unser Programm zu verbessern. Dabei versuchen wir immer wieder die Verbesserungsvorschläge der Teilnehmenden aufzunehmen und anzugehen. Wir befinden uns in der digitalen Welt und sind damit auch immer im stetigen Wandel. Das Programm wird also immer weiterentwickelt, es wird in Zukunft bestimmt noch einiges passieren.

Melis, was macht das Programm so besonders?

Melis: Durch das BOARDING Programm lernen unsere neuen Kolleg_innen die Welt von Arvato Financial Solutions auf eine interaktive Weise kennen. Die eingesetzten Videos wurden durch unser Top Management selbst aufgezeichnet. Dies schafft neben den Live Fragerunden ebenfalls die besondere Authentizität und Nähe, welche dieses Programm so auszeichnen. Wir freuen uns auch darüber, dass wir ein Gruppengefühl kreieren können und den Teilnehmenden eine internationale Netzwerkgelegenheit geben. Das Zusammenspiel dieser Aspekte hat uns erfreulicherweise den diesjährigen E-Learning Award gebracht 😊.

Was begeistert Dich eigentlich an dem Programm?

Melis: Neben den genannten Besonderheiten, begeistert mich auf jeden Fall die Herausforderung das Ganze interaktiv, virtuell und in einem internationalen Kontext zu gestalten. Ich finde es toll, den neuen Kolleg_innen einen spannenden Start bei Arvato Financial Solutions zu ermöglichen und am Ende des Programms in viele zufriedene Gesichter zu schauen 😊.